От спецификации до закрывающих документов

Присылаете файл или список позиций. Excel, PDF, скан, фотография листа — любой формат.

Спецификации приходят разными. Кто-то ведёт закупки в Excel с выверенной таблицей, кто-то присылает выгрузку из сметы в PDF, кто-то фотографирует лист с ведомостью прямо на объекте. Бывает, что заявка приходит текстом в теле письма — десять строк без единиц измерения.

Мы принимаем всё это как есть и не просим переносить данные в наш шаблон. Приведение спецификации в рабочий вид — часть нашей работы. Единственное, о чём стоит позаботиться на вашей стороне, — читаемость: снимок сверху при нормальном свете экономит один цикл переписки.

Задаём вопросы там, где нужен выбор: марка, ГОСТ, исполнение, допустим ли аналог.

Самый частый способ испортить закупку — посчитать быстро и неточно. Спецификация почти всегда содержит места, где возможен выбор: марка стали не указана, у кабеля не проставлен индекс исполнения, для подшипника нет каталожного номера. Поставщик, который хочет выглядеть быстрым, подставляет туда самый дешёвый вариант — разница вскрывается на объекте.

Мы предпочитаем задать вопросы до расчёта — обычно это несколько строк в письме и полчаса вашего времени. Там, где вопрос не имеет однозначного ответа, мы не выбираем за вас: в КП появляются два-три варианта с ценой, сроком и пояснением, чем они отличаются.

По каждой позиции запрашиваем цену и срок у профильных поставщиков и производителей.

Одна таблица: позиция, количество, цена, срок, условия. Ответ в течение рабочего дня.

Договор поставки, отгрузка на объект, полный пакет закрывающих документов.

Дальше начинается часть, которую заказчик обычно не видит и о которой судит по результату: мы размещаем заказы, контролируем подтверждение сроков и следим за отгрузками по всем позициям сразу. Если по какой-то строке срок поплыл, вы узнаёте об этом от нас, а не обнаруживаете сами — с вариантами: заменить аналогом, разбить поставку на очереди или сдвинуть дату по этой позиции.

Доставка идёт до объекта. Условия разгрузки, тип транспорта и допустимые часы приёмки согласуются заранее и фиксируются в коммерческом предложении. Закрывающие документы собираются в один пакет на партию по одному договору — их состав описан на странице условий.