Закупочное подразделение на аутсорсе

Что значит «закупочное подразделение на аутсорсе»

Формально мы оптовый поставщик. По сути мы выполняем работу, которую в крупной компании делает собственный отдел снабжения: принимаем спецификацию, находим поставщиков по каждой позиции, сравниваем предложения, согласуем сроки и доводим поставку до объекта.

Разница с обычным поставщиком в том, что у нас нет своего склада и, соответственно, нет ассортимента, который нужно продать. Мы не заинтересованы подтолкнуть вас к позиции, которая лежит в остатках. Каждая закупка идёт под конкретную заявку, поэтому нам всё равно, чьего производителя вы выберете, — и мы можем честно показать разницу между вариантами, включая случаи, когда дешёвый вариант хуже.

Разница с собственным отделом снабжения — в постоянных издержках. Держать снабженца, который разбирается одновременно в металлопрокате, кабельной продукции, промышленном оборудовании и ИТ, дорого и почти нереально. Мы закрываем эти направления как внешняя функция, оплачиваемая по факту заявок.

Как мы работаем внутри

Каждая заявка ведётся одним человеком от первого письма до закрывающих документов. Это принципиально: снабженец на стороне заказчика должен иметь одного собеседника, который помнит контекст, а не попадать каждый раз на нового оператора.

Мы не берём заявку, если понимаем, что не сможем её закрыть в разумный срок. Честный отказ в первый день полезнее для заказчика, чем расчёт, растянутый на две недели и закончившийся ничем. Если часть позиций мы закрыть можем, а часть нет, мы говорим об этом прямо и считаем то, что можем.

Поставщиков подбираем под задачу. Один и тот же кабель у трёх дистрибьюторов может отличаться и по цене, и по сроку в разы в зависимости от текущих остатков, поэтому мы запрашиваем несколько источников по каждой позиции, не ограничиваясь одним «своим».

География и заказчики

Основная работа — Москва и Московская область: там находится большинство объектов наших заказчиков и там же сосредоточены склады профильных поставщиков. Поставки в регионы мы выполняем, но логистику по ним считаем отдельно и заранее говорим, как это влияет на срок и стоимость.

Наши заказчики — строительные подрядчики, генподрядные организации и промышленные предприятия. Типичный заказчик — компания, где снабжением занимаются один-два человека, через которых проходит всё: от арматуры до расходников для офиса.

В госзакупках мы не участвуем и по 44-ФЗ и 223-ФЗ не работаем. Монтаж, пусконаладку и сервисное обслуживание не выполняем: наша зона ответственности заканчивается поставкой на объект с полным комплектом документов.

С чего начать работу

Первая заявка ничем не отличается от последующих: присылаете спецификацию, получаете расчёт. Никакого предварительного договора, рамочного соглашения или регистрации в личном кабинете для этого не нужно — договор появляется тогда, когда есть что подписывать, то есть после согласования коммерческого предложения.

Полный комплект документов для проверки контрагента — карточку предприятия, учредительные документы, выписку из ЕГРЮЛ — высылаем по запросу в тот же день. Многие заказчики запускают проверку службой безопасности параллельно с расчётом, чтобы не терять время: пока мы считаем, у вас проходит согласование.

Работаем по договору поставки со спецификацией. Спецификация — это приложение, где зафиксированы конкретные позиции, цены и сроки по вашей заявке; сам договор при повторных поставках не перезаключается, добавляется новая спецификация. Для постоянных заказчиков это означает, что вторая и последующие заявки проходят заметно быстрее первой: юридическая часть уже закрыта, остаётся только расчёт.

Электронный документооборот поддерживаем и предпочитаем: он сокращает цикл подписания с недели до одного дня и снимает вопрос потерянных оригиналов.